Desbloqueando el Verdadero Potencial de los Proyectos: Metodologías Híbridas en Gestión de Proyectos
Introducción
Cuando lideras un proyecto de alto riesgo, elegir entre la rigurosidad de Waterfall(Predictivo) y la flexibilidad de Agile(Adpatativo) puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de tu iniciativa. Durante las últimas dos décadas, muchos académicos, líderes, gerentes de proyecto y organizaciones han pensado que tenían que elegir uno u otro. Peor aún, la aparición de métodos Ágiles llevó al tribalismo en la comunidad de proyectos, sofocando la innovación y limitando el potencial de soluciones verdaderamente efectivas.
Si reunimos a un grupo de gerentes de proyectos, inevitablemente compartirán sus opiniones sobre sus metodologías menos preferidas. Escucharemos de todo: "Waterfall es un proceso diseñado para un mundo que ya no existe." "Ágil es una forma de entregar el fracaso más rápido." "Waterfall es un dinosaurio." "Ágil hace que las águilas se asocien con pavos." Organizaciones enteras optan por "ir ágiles", dejando de lado los fundamentos de metodologías tradicionales que algunos proyectos necesitan. Este pensamiento rígido y divisor conduce a pérdidas reales.
La clave para navegar por este panorama reside en las metodologías de gestión de proyectos híbridas que combinan la rigurosidad planificada de Waterfall con la flexibilidad de Agile. De hecho, el informe del Project Management Institute de 2020 indicó que el 11.4% de la inversión se desperdicia debido al bajo rendimiento del proyecto. El informe CHAOS del Standish Group mostró una tasa de éxito del proyecto del 31%, con un 19% de proyectos que fracasaron por completo. Esto indica una pérdida financiera global estimada de asombrosos 3 billones de dólares anuales, sin mencionar los recursos desperdiciados, las oportunidades perdidas y los impactos negativos en la sociedad.
Abrazar métodos híbridos puede ayudar a las organizaciones a comenzar a remediar algunas de estas consecuencias. En este artículo, exploramos cómo, con este enfoque combinado, las organizaciones pueden lograr un equilibrio óptimo, permitiéndoles adaptarse ágilmente a desafíos imprevistos sin perder de vista sus objetivos finales. Primero, revisemos brevemente los componentes principales de Waterfall y Agile, que contienen los elementos básicos de las metodologías híbridas.
WATERFALL: UN ENFOQUE ESTRUCTURADO
La metodología tradicional de Waterfall(Cascada) es estructurada y secuencial, donde el progreso "fluye" hacia abajo a través de fases distintas: concepción, análisis, diseño, planificación, construcción, pruebas, implementación, entrega y mantenimiento.
Características clave del método Waterfall se destacan a través de varios ejemplos:
Fases secuenciales
El proyecto Crossrail de Londres, una importante obra de infraestructura presupuestada en £14.8 mil millones, ilustra la efectividad de las fases distintas y secuenciales del modelo Waterfall. Cada fase debía completarse meticulosamente antes de que comenzara la siguiente, asegurando una progresión estructurada que no dejara espacio para descuidos. A pesar de los desafíos involucrados, el proyecto Crossrail, al completarse, fue aclamado como una maravilla de la ingeniería, conectando 41 estaciones a lo largo de 118 km y con una previsión de atender a unos 200 millones de personas anualmente.
Documentación detallada
El proyecto del Gran Colisionador de Hadrones (LHC) de CERN, con un costo estimado de €7.5 mil millones, muestra la importancia de la énfasis del modelo Waterfall en una documentación exhaustiva. Dada la complejidad del LHC, que incluye un túnel circular de 17 millas de longitud y miles de partes personalizadas, la documentación detallada fue esencial para asegurar que todos los involucrados en el proyecto entendieran completamente cada fase.
Predictibilidad
El proyecto Burj Khalifa en Dubái, valuado en $1.5 mil millones, es un testimonio de la predictibilidad en costos y tiempos ofrecida por el método Waterfall. La planificación meticulosa facilitó la construcción del edificio más alto del mundo (828 metros), completado en seis años según el cronograma original, a pesar de la inmensa escala y complejidad del proyecto.
Sin embargo, numerosos fracasos de proyectos de alto perfil han expuesto las limitaciones del enfoque Waterfall:
Rigidez
El proyecto del sistema de boletos Myki en Melbourne, Australia, subraya la rigidez del método Waterfall. Con un presupuesto que superó los AUD 1.5 mil millones, el proyecto tardó cuatro veces más de los dos años esperados. Sin embargo, el sistema presentaba problemas debido a su incapacidad para adaptarse a los requisitos cambiantes de los usuarios y los avances tecnológicos.
Descubrimiento tardío de problemas
El proyecto HealthCare.gov del gobierno de los EE. UU., que costó más de $2 mil millones, ilustra las repercusiones de las pruebas en etapas tardías, una característica del modelo Waterfall. Los defectos del sistema identificados durante la etapa de pruebas tardías resultaron en un lanzamiento defectuoso y una considerable agitación pública y política, lo que llevó a reparaciones e mejoras costosas y que consumieron mucho tiempo.
Incompatibilidad con el cambio
El proyecto de la Red Nacional de Banda Ancha (NBN) en Australia, una empresa de AUD 51 mil millones, experimentó cambios frecuentes en estrategias y tecnologías, lo que resultó en retrasos y sobrecostos. Esto resaltó la inadecuación del método Waterfall para gestionar proyectos donde los requisitos son dinámicos y están en constante evolución.
Inadecuación para proyectos indefinidos
En 2015, Cerner, una empresa de tecnología sanitaria que proporciona software de historias clínicas electrónicas, comenzó un proyecto para desarrollar un nuevo sistema para el Departamento de Asuntos de Veteranos de los EE. UU. El proyecto, que estaba utilizando el modelo Waterfall y se estimaba que costaría $16 mil millones y tardaría 10 años en completarse, rápidamente encontró problemas. Los requisitos del VA para el nuevo sistema EHR no estaban bien definidos de antemano y el modelo Waterfall dificultó que Cerner cambiara de rumbo. Para 2018, el costo del proyecto había aumentado a más de $20 mil millones y aún estaba años atrás en su cronograma, lo que obligó al VA a terminar el proyecto. El proyecto Cerner VA EHR se considera uno de los proyectos de TI más costosos y desastrosos en la historia del gobierno de EE. UU.
La era digital, caracterizada por cambios rápidos y entornos impredecibles, ha puesto a prueba los límites del método Waterfall, reconociendo la necesidad de metodologías de gestión de proyectos más adaptables.
ÁGIL: EL ENFOQUE ADAPTATIVO
Los métodos Ágiles se centran en permitir a los equipos entregar trabajo en pequeños incrementos, entregando así valor a sus clientes más rápidamente. Como el equipo evalúa continuamente los requisitos, planes y resultados del proyecto, puede realizar cambios rápidamente.
Características clave de Ágil, ejemplificadas en varios proyectos, incluyen:
Desarrollo iterativo
El desarrollo del motor de búsqueda de Google es un ejemplo adecuado de desarrollo iterativo. Comenzó como un proyecto de investigación en 1996 y evolucionó hasta convertirse en el motor de búsqueda más utilizado hoy en día, con más de 8.5 mil millones de búsquedas diarias. Las mejoras continuas y los ajustes realizados a lo largo de los años subrayan el concepto de desarrollo iterativo intrínseco a Ágil.
Colaboración con el cliente
Amazon, un pionero en la centración en el cliente, ejemplifica el principio de colaboración con el cliente de Ágil. Su constante solicitud e incorporación de comentarios de los clientes en sus productos y servicios lo han impulsado a su estratosférica valoración de mercado.
Respuesta al cambio
Spotify, el líder mundial en transmisión de música, es un caso clásico de la adaptabilidad de Ágil. Ha evolucionado constantemente su modelo de negocio y ofertas de productos en respuesta a cambios en el mercado y demandas de los usuarios, pasando de una simple plataforma de transmisión de música a ofrecer podcasts, videos y listas de reproducción personalizadas.
Sin embargo, la metodología Ágil tiene sus limitaciones:
Documentación insuficiente
El enfoque de Ágil en la entrega rápida a menudo lleva a una documentación insuficiente. En 2015, la cadena de supermercados alemana Lidl lanzó un proyecto para implementar un nuevo sistema SAP. El proyecto no logró mapear con precisión los procesos comerciales únicos de Lidl en el nuevo sistema. La falta de documentación suficiente llevó a malentendidos entre el equipo de desarrollo y las partes interesadas, lo que causó discrepancias en el diseño y funcionalidad del sistema y llevó a la cancelación del proyecto en 2018, incurriendo en una pérdida de alrededor de €500 millones.
Tiempo de entrega y costos impredecibles
La reforma del bienestar Universal Credit en el Reino Unido, inicialmente presupuestada en £2.2 mil millones, ilustra la dificultad de Ágil para estimar los tiempos de entrega y los costos. Los costos del proyecto aumentaron a más de £12 mil millones y aún no se ha implementado completamente casi una década después debido a su naturaleza compleja y los continuos cambios en los requisitos.
Dependencia de la participación del cliente
Los proyectos en los que el cliente no puede comprometer tiempo significativo o no proporciona comentarios oportunos pueden enfrentar obstáculos significativos. Un ejemplo notable es el proyecto del sistema de nómina de $60 millones de la Guardia Costera de los EE. UU., que se canceló en 2017, en parte debido a una participación insuficiente de las partes interesadas.
Inadecuación para ciertos tipos de proyectos
La flexibilidad y adaptabilidad de Ágil no se traducen bien a proyectos con requisitos fijos o que requieren alta previsibilidad. Por ejemplo, la construcción del One World Trade Center, un proyecto con un presupuesto de aproximadamente $3.9 mil millones, requería cumplir estrictamente con regulaciones y una planificación precisa, lo que no habría sido factible con Ágil.
A medida que Ágil continúa evolucionando, estas limitaciones subrayan la necesidad de metodologías de gestión de proyectos que puedan combinar las fortalezas tanto de Waterfall como de Ágil, mitigando efectivamente las debilidades inherentes a cada una. Así, el caso de un enfoque híbrido se vuelve cada vez más convincente.
ABRAZANDO EL ENFOQUE HÍBRIDO
La aparición de metodologías híbridas representa una nueva era en la gestión de proyectos que se basa en las fortalezas tanto de Ágil como de Waterfall mientras mitiga sus limitaciones. El ascenso de los métodos híbridos no está ligado a un momento o evento particular; en cambio, han evolucionado de manera orgánica como respuesta a las necesidades de proyectos modernos y complejos.
Características clave de la Gestión de Proyectos Híbridos y sus implicaciones del mundo real incluyen:
Flexibilidad y estructura
Las metodologías híbridas, como la implementada por Philips para sus iniciativas de transformación digital, ofrecen una combinación de la flexibilidad de Ágil y la estructura de Waterfall. Philips adoptó un enfoque híbrido para su plataforma digital HealthSuite, ofreciendo lanzamientos rápidos e iterativos para el desarrollo de software mientras sigue adhiriéndose a pautas estrictas de documentación y seguridad. Al combinar estos dos enfoques, Philips pudo crear un enfoque híbrido que fue tanto flexible como estructurado. Esto resultó en una mejor calidad del producto, reducción del tiempo de llegada al mercado, costos predecibles y ahorros.
Fases e iteraciones
Los métodos híbridos emplean un enfoque por fases para componentes bien definidos y un enfoque iterativo para aquellos inciertos. En su camino para convertirse en el mejor banco digital del mundo, DBS Bank ejecutó fases bien planificadas para la renovación de la infraestructura mientras implementaba el desarrollo iterativo para sus servicios digitales orientados al cliente. Este enfoque les permitió renovar sus sistemas heredados y, al mismo tiempo, llevar servicios innovadores al mercado, aumentando sus ingresos de S$9.6 mil millones en 2014, año en que lanzó su transformación digital, a S$14.6 mil millones en 2020.
Participación del cliente y previsibilidad
Las metodologías híbridas encuentran un equilibrio entre la participación del cliente y la previsibilidad. British Telecom (BT) utiliza métodos ágiles para servicios digitales, como su nueva red 5G, para garantizar la participación del cliente al obtener comentarios de manera temprana y frecuente. Esto ayuda a asegurar que el producto final satisfaga las necesidades de los clientes.
Para proyectos de infraestructura, como sus nuevos centros de datos, BT utiliza métodos Waterfall para planificar y ejecutar proyectos de manera más previsible. Esto ayuda a garantizar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto. El enfoque híbrido asegura la participación del cliente y ofrece plazos de entrega predecibles, lo que ayudó a BT a alcanzar una facturación anual de £21.37 mil millones en 2021.
Beneficios de la Gestión de Proyectos Híbridos y sus ejemplos relacionados incluyen:
Enfoque equilibrado
Las metodologías híbridas ofrecen lo mejor de ambos mundos, como se muestra en Ubisoft. El desarrollador de videojuegos utilizó Waterfall para planificar y desarrollar activos como personajes y codificación inicial para garantizar que el juego base fuera sólido y bien construido. Cambiaron a Agile cuando se trataba de mecánicas de juego, depuración y actualizaciones posteriores al lanzamiento. Al aplicar un enfoque híbrido, Ubisoft lanzó con éxito Assassin's Creed Valhalla con aclamación comercial en noviembre de 2020.
Mitigación de riesgos
Un enfoque híbrido permite la mitigación de riesgos al combinar la adaptabilidad de Agile con la planificación estructurada de Waterfall, como se demuestra en el enfoque híbrido de Tesla para el desarrollo de su Modelo 3. Para construir la Gigafábrica, donde se producen las baterías del vehículo, Tesla utilizó métodos rigurosos de planificación y evaluación de riesgos. Al mismo tiempo, la capacidad de Tesla para actualizar el software del vehículo a través del aire permite resolver problemas rápidamente y agregar funciones después de la producción. Esta estrategia dual permite a Tesla mitigar riesgos de manera efectiva manteniendo la flexibilidad en un entorno de fabricación de alto riesgo.
Uso eficiente de recursos
Los enfoques híbridos ofrecen la estabilidad de una planificación a largo plazo intensiva en recursos al tiempo que proporcionan la flexibilidad para adaptarse rápidamente a las demandas del mercado. Por ejemplo, la planificación detallada y las fases de desarrollo escalonadas de Zara garantizan que haya un mínimo de inactividad de recursos. Por otro lado, equipos multifuncionales que incluyen diseñadores, especialistas en marketing y gerentes de tienda participan en ciclos y sprint iterativos. Estos bucles de retroalimentación rápida permiten a Zara asignar o reasignar recursos inmediatamente según datos de ventas en tiempo real y nuevas tendencias de moda.
Cuando los Métodos Híbridos Funcionan Mejor
Reconocer cuándo usar un método híbrido es crucial para el éxito de un proyecto. El enfoque ofrece adaptabilidad sin sacrificar la visión y la planificación detallada que muchos proyectos requieren, convirtiéndose en un enfoque invaluable que toda organización debería desarrollar. Entonces, ¿cómo puedes determinar si tu proyecto se beneficiaría de un enfoque híbrido? Aquí hay algunos indicadores:
Necesidades diversas de los interesados: Cuando estás tratando con una amplia gama de partes interesadas, cada una con sus propios requisitos y expectativas, un enfoque híbrido puede satisfacer a todos. Puede permitir comentarios iterativos, como en Agile, mientras mantiene un plan estructurado, como en Waterfall.
Fases variadas del proyecto: Un método híbrido puede ofrecer lo mejor de ambos mundos si diferentes etapas de tu proyecto requieren enfoques diferentes, como una fase inicial de investigación que requiere una estructura estricta, seguida por una fase de desarrollo que necesita más flexibilidad.
Requisitos inciertos: Para proyectos donde los requisitos pueden cambiar o deben estar completamente claros desde el principio, pero se necesita una estructura o meta final definida, un enfoque híbrido puede adaptarse a las necesidades cambiantes sin perder de vista el objetivo final.
Gestión de riesgos: Si tu proyecto enfrenta niveles altos de incertidumbre o riesgo que requieren pruebas y revisiones iterativas pero también necesitan documentación y planificación exhaustivas, un método híbrido puede encontrar el equilibrio adecuado entre adaptabilidad y meticulosidad.
Estructuras de proyectos complejos: Para proyectos caracterizados por interdependencias intrincadas, componentes multifacéticos o equipos multifuncionales, un método híbrido puede satisfacer las demandas matizadas, equilibrando una planificación rigurosa con una ejecución ágil.
Es hora de poner fin a la destructiva batalla entre Waterfall y Agile. La clave para desbloquear el verdadero potencial de los proyectos radica en llevar un conjunto diverso de herramientas a cada iniciativa: un conjunto de enfoques, métodos y técnicas que puedan adaptarse y aplicarse según las demandas únicas de cada proyecto.
Las metodologías de gestión de proyectos híbridos representan un paso prometedor en esta dirección, abrazando las fortalezas tanto de Waterfall como de Agile al mismo tiempo que compensan sus debilidades. Al tener métodos híbridos como una herramienta en nuestro arsenal, nos equipamos para aumentar la tasa de éxito de los proyectos, ofrecer más valor a nuestras organizaciones y navegar de manera más efectiva las complejidades de la economía de proyectos.
Versión resumida basado en el artículo - HBR Hybrid Methods The Solution, Nieto Antonio, 2023.
Autor: Jorge Vizueta
PMP® | AIA Initiative Founder | PNUD Accredited Consultant | University Lecturer
